COMMENT CROÎTRE PAR LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE?

Vous avez de la difficulté à vous différencier de la concurrence?

La performance de votre entreprise stagne?

Vous voulez croître, mais ne savez pas par où commencer?

La solution à ses problèmes se trouve au niveau stratégique de votre entreprise.

Vous avez besoin d’une bonne planification stratégique pour atteindre de nouveaux sommets.

Voici quelques’un de nos conseils pour doubler vos profits en moins de 5 ans!

10 signes que votre pme est en difficulté

Une pme disparaît rarement de manière subite. les premiers signes d’un besoin de redressement apparaissent souvent plusieurs mois avant la faillite ou la fermeture.

1. Vos problèmes de cash flow vous obligent à prendre des décisions difficiles. Exemple : Payer vos employés OU Payer vos fournisseurs.

2. Vous avez de la difficulté à renouveler vos emprunts ou à obtenir du financement supplémentaire.

3. Vos délais de perception de vos comptes clients dépassent les 60 jours.

4. Vos fournisseurs vous téléphonent plus souvent que votre conjoint(e). Vos délais de paiement dépassent les 60 jours.

5. Votre marge de profit est inférieure à 5 %. Vous ignorez ce qui est rentable et ce qui ne l’est pas.

6. Vous manquez de temps et de ressources pour améliorer de façon continue vos processus, vos équipements et vos produits/services.

7. Vous livrez en retard plus de 20 % de vos commandes clients.

8. Vous avez perdu plusieurs employés clés. Vous avez de la difficulté à embaucher, développer et retenir vos employés.

9. Vous êtes complètement absorbés par les problèmes quotidiens. Vous êtes le Chef pompier qui gère au quotidien l’extinction des feux dans votre PME.

10. Vous n’avez pas de plan de relève pour assurer la pérennité de votre PME.

Votre pme est sur un plateau depuis plus de 2 ans, revoyez votre plan stratégique

Les PME croissent généralement selon un cycle de vie par plateaux. Bien que vous cherchiez constamment à faire croître votre PME, il est inévitablement que vous rencontriez de nouveaux défis et crises au fil du temps. Ces défis et crises freineront votre croissance.

Comme dirigeant d’une PME, vous aurez à gérer des périodes de croissance plus ou moins rapides suivies par un plateau. Chaque plateau doit être abordé différemment lors de votre planification stratégique si vous voulez que votre PME survive et prospère.

Selon notre expérience, les PME du Québec passent par différents plateaux soit:

Un 1er plateau avec des ventes ≈ 3 M$
Un 2e plateau avec des ventes ≈ 10 M$
Un 3e plateau avec des ventes ≈ 20 M$.
Un 4e plateau avec des ventes ≈ 50 M$.
Un 5e plateau avec des ventes ≈ 80 M$.

Ces chiffres peuvent évidemment varier pour votre PME, mais le concept de plateau demeure.

Vous devez gérer chaque plateau avec soin pour que votre PME puisse passer à la prochaine période de croissance. Si vous négligez de le faire et que vous continuez à appliquer les solutions d’hier aux défis d’aujourd’hui (Business as Usual), votre PME va stagner, décliner et même s’effondrer par une faillite ou une fermeture.

La direction d’une PME de 10 M$ exige des habiletés différentes de la gestion d’une PME de 3 M$. C’est également vrai pour la direction d’une PME de 20 M$ ou de 50 M$.

Il est important que vous compreniez pourquoi certains styles de gestion, structures organisationnelles, systèmes, processus et pratiques d’affaires pour planifier, organiser, diriger et contrôler (PODC) votre PME ne fonctionnent pas à chaque étape de son cycle de vie.

L’affranchissement d’un plateau exige que vous innoviez, par exemple :

1. Un style de gestion et une structure organisationnelle mieux adaptés

2. De meilleurs systèmes de gestion, processus et pratiques d’affaires

3. Des produits et services, un marketing et une commercialisation améliorés

4. Un financement accru

5. Etc.

Ces changements doivent être mis en œuvre rapidement afin de relancer votre PME dans une nouvelle phase de croissance, et plus tard, à un autre plateau.

Votre pme grandit rapidement, c’est le temps de revoir votre stratégie

Plus gros ne signifie pas nécessairement meilleur.

1. Vos clients se plaignent de plus en plus de la qualité de vos produits ou services et des délais de livraison.

2. Vous dépassez fréquemment votre limite de crédit bancaire. Vos problèmes de flux de trésorerie (cash-flow) vous empêchent de dormir.

3. Votre capacité de travail est souvent dépassée. Les priorités changent régulièrement. Chaque nouvelle commande devient une nouvelle crise à gérer.

4. Vous avez de plus en plus de difficultés avec vos fournisseurs. Vous utilisez vos comptes fournisseurs pour financer votre croissance.

5. Vos employés sont insatisfaits et sous pression. La rotation du personnel augmente.

6. Vous ne savez plus très bien qui est qui, et qui fait quoi dans votre entreprise.

7. Vos espaces de travail sont encombrés. Vous manquez de place pour les nouveaux employés, les équipements, les inventaires, etc.

8. Les nouvelles ventes exigent d’importants investissements. Vous financez ces immobilisations à même votre fonds de roulement.

9. Vous manquez de temps et de ressources pour améliorer et contrôler vos processus, vos produits ou services, votre personnel et vos coûts.

10. Vous acceptez des commandes trop grosses, trop complexes ou risquées. Vous n’avez pas les moyens de réduire votre carnet de commandes.

L’analyse SWOT dévoile vos forces, faiblesses, opportunités et menaces pour votre planification stratégique

L’acronyme SWOT désigne 4 mots anglais: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. L’acronyme anglais est majoritairement utilisé bien qu’il y ait un équivalent français, soit l’analyse FFOM pour Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces.

L’analyse SWOT permet d’auditer votre PME et son environnement externe. Elle permet d’identifier les facteurs clés de succès à inclure dans votre planification stratégique. L’analyse SWOT est très populaire, car elle est rapide et facile d’utilisation.
L’analyse SWOT a été créée par Albert Humphrey, un consultant en management américain. Son travail à l’Université de Stanford l’a conduit au développement de cet outil dans les années 60 et 70. Comme illustrée ci-dessous, l’analyse débute par la revue de votre stratégie. Elle se poursuit par l’analyse des facteurs qui affectent votre PME de l’intérieur et de l’extérieur.

Les forces et les faiblesses sont les facteurs internes dépendant de votre PME. Les opportunités et les menaces sont les facteurs dépendant de votre environnement d’affaires externe.

L’analyse SWOT est fondée sur la perception des parties prenantes. Elle est donc par nature subjective et qualitative. Une personne peut voir l’arrivée d’une nouvelle PME comme une menace à cause de la compétition accrue. Une autre personne peut voir l’arrivée de cette même PME comme une opportunité à cause des possibilités de partenariat ou de sous-traitance.

Suivez ces trois règles pour faire votre analyse swot

1. Soyez réaliste. Évaluez votre situation objectivement. Ne sous-estimez pas vos faiblesses et les menaces. Ne surestimez pas vos forces et les opportunités.
2. Ne confondez pas le présent et le futur. L’analyse SWOT est une photo de votre PME au moment présent. Ne mélangez pas votre situation actuelle avec vos attentes de la situation désirée.
3. Résumez votre analyse avec une matrice SWOT sur une seule page. Voyez l’image au début de ce billet. Présentez chaque facteur simplement et succinctement. Évitez les longues phrases et les détails.

5 étapes pour une planification stratégique réussie

Une planification stratégique dicte les actions qui seront prises dans la prochaine année.
Elle se doit donc d’être efficace, mais aussi de qualité.

Étape 1 : Définissez votre condition actuelle
Étape 2 : Mesurez votre condition actuelle
Étape 3 : Analysez votre condition actuelle
  • Faites l’analyse des forces, faiblesses, opportunités et menaces (FFOM) de votre modèle de création de valeur actuel.
  • Vérifiez votre capacité de changer avec les 18 questions AVANT de lancer un changement important.
  • Déterminez votre unique critère de compétitivité.
  • Analysez vos parties prenantes pour savoir si vous aurez leur appui pour les éventuels changements.
  • Étudiez votre performance financière avec la comptabilité de flux pour mettre vos efforts à la bonne place.
Étape 4 : Innovez pour définir votre vision et votre stratégie
  • Utilisez la stratégie océan bleu pour définir au moins 3 innovations afin de propulser votre entreprise. Inspirez-vous des 10 types d’innovation.
  • Faites un brainwriting pour définir une vision innovante de votre entreprise
  • Utilisez l’outil Hoshin Kanri pour définir et communiquer à tous les niveaux de votre entreprise le plan stratégique pour cheminer vers votre vision.
  • Faites participer vos employés à la mise en oeuvre de votre plan stratégique avec le Kata d’amélioration et le Kaizen Blitz.
Étape 5 : Contrôlez le succès de votre stratégie
  • Contrôlez le succès de votre plan stratégique avec la pyramide PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Tracez une carte de stratégie pour définir votre stratégie

Nous utilisons la carte de stratégie afin d’aider nos clients à définir leur stratégie pour créer plus de valeur pour leurs clients, actionnaires et employés. Elle permet de définir les liens entre les actifs incorporels de votre PME et vos processus de création de valeur.

Vos actifs incorporels

Vos actifs incorporels sont constitués de votre capital humain, de votre capital informationnel, et de votre capital PMEnel.

Votre capital humain est l’ensemble des compétences, expériences et savoirs de vos employés, et qui déterminent en partie leur capacité à travailler. Votre capital humain est votre plus importante source de création de valeur. Pour plus d’information, lisez notre billet Le succès du LEAN exige une chaîne de valeur ressources humaines.

Votre capital informationnel est l’ensemble des informations que vous avez sur vos marchés, vos clients, vos concurrents, vos employés, vos savoir-faire, vos brevets et licence, vos processus, vos méthodes de travail, etc.

Votre capital PMEnel réside dans la capacité de votre PME à réaliser les changements nécessaires pour mettre en œuvre votre stratégie. Pour plus d’information, lisez notre billet 8 principales causes d’échec de vos changements.

La valeur de vos actifs incorporels provient de leur interrelation et ne peut pas être mesurée séparément. Les objectifs et les indicateurs associés à vos actifs incorporels doivent être alignés avec les objectifs de vos processus de création de valeur, que vous avez préalablement identifiés dans votre planification stratégique.

Vos processus de création de valeur

Les processus de gestion des opérations

Il y a 5 routes que votre PME peut emprunter pour faire mieux avec moins de travail:

  • Réduisez vos coûts totaux d’acquisition en collaborant avec vos fournisseurs pour: produire et livrer en juste-à-temps, identifier de nouvelles opportunités d’amélioration, externaliser des activités non stratégiques, livrer directement à vos clients, etc.
  • Réduisez vos coûts en améliorant continuellement la vitesse, la qualité, et la flexibilité de vos processus opérationnels et de vos équipements.
  • Réduisez vos coûts pour servir vos clients en améliorant continuellement vos processus d’interaction avec vos clients avant, pendant et après la vente. Pour plus d’information, lisez notre billet Le LEAN Services débute par la cartographie de vos relations clients
  • Éviter les coûts imprévus en gérant mieux vos risques.
  • Améliorez les processus de gestion des clients.

Vos processus de gestion de la clientèle doivent aider votre entreprise à:

Sélectionner les bons clients: identifiez les segments de marché attractifs pour votre PME, élaborez votre proposition de valeur unique (Unique Selling Proposition) pour chaque segment, et créez une image de marque pour attirer les segments vers vos produits et services.

Acquérir des clients : communiquez votre proposition de valeur unique sur chaque segment de marché, attirez de nouveaux clients potentiels, et convertissez les clients potentiels.

Fidéliser vos clients: assurez la qualité de votre service après-vente, prévenez les problèmes et corrigez-les rapidement, et communiquez régulièrement avec vos clients.

Cultiver les relations avec vos clients: apprenez à connaître vos clients, créez des partenariats à valeur ajoutée avec eux, et augmentez la part de votre PME dans les achats de vos clients

Les processus de gestion de l’innovation

Le maintien de votre compétitivité exige d’innover continuellement pour attirer de nouveaux clients, fidéliser les clients existants et améliorer vos profits. La gestion de l’innovation fait appel à quatre (4) processus importants:

  • L’identification des opportunités pour de nouveaux produits et services
  • La gestion du portefeuille de projets d’innovation
  • La conception et le développement des nouveaux produits et services
  • La mise en marchés des nouveaux produits et services

Les processus sociaux et de réglementation

Au minimum, votre PME doit se conformer aux réglementations fédérales, provinciales et municipales sur l’environnement, la santé et la sécurité, et la gestion du personnel pour éviter les litiges ou arrêts de production. Votre PME devrait également s’efforcer d’améliorer sa réputation auprès de vos clients, des investisseurs, de votre communauté, et de vos employés actuels et potentiels.

La carte de stratégie équilibre les forces contradictoires entre vos objectifs à court terme visant la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité, et vos objectifs à long terme visant la croissance durable des revenus.

Connaissez-vous votre critère de compétitivité dominant?

Si vous êtes comme la majorité des PME, vous cherchez probablement à être la meilleure sur plusieurs des 8 critères de compétitivité suivants :

1. Le PRIX. Répondre aux besoins de vos clients à bas prix.

2. Le TEMPS. Répondre rapidement aux besoins de vos clients.

3. La QUALITÉ. Respecter les normes de votre industrie, la réglementation et les exigences minimales de vos clients.

4. La PERFORMANCE. Dépasser les normes de votre industrie, la réglementation et les exigences minimales de vos clients.

5. L’INNOVATION. Redéfinir les pratiques de votre industrie et créez de nouveaux besoins pour vos clients.

6. La FLEXIBILITÉ. Répondre promptement aux besoins changeants de vos clients.

7. Le CHOIX. Offrir un vaste choix à vos clients.

8. L’EXPÉRIENCE CLIENT. Ravir vos clients à chaque contact et relation.

C’EST UNE ERREUR !

Vos ressources humaines et financières sont limitées. Même les multinationales utilisent seulement un ou deux critères pour chacune de leurs familles de produits et services pour se positionner dans leurs marchés.

Exemples
BMW = Performance
3M et Apple = Innovation
Wal Mart = Prix

Vous vous différenciez très peu de vos concurrents en dispersant vos efforts. Votre avantage concurrentiel demeure faible et vos ventes en souffrent. De plus, certains critères de compétitivité sont incompatibles.

Par exemple, la flexibilité exige d’avoir une capacité opérationnelle additionnelle. Cette capacité augmente inévitablement vos coûts.

Finalement, chaque critère de compétitivité vous oblige à penser différemment vos 6 leviers opérationnels :

  1. Vos ressources humaines
  2. Vos structures organisationnelle et de gouvernance
  3. La planification et le contrôle de vos opérations
  4. Votre chaîne d’approvisionnement
  5. Les technologies utilisées et vos méthodes de travail
  6. Vos installations.

Votre PME doit DOMINER son secteur selon UN SEUL des 8 critères de compétitivité. C’est lors d’une planification stratégique que vous serez en mesure de déterminer stratégiquement votre critère dominant de compétitivité.

Suivez ces 5 étapes pour faire votre analyse concurrentielle

1. Établissez vos familles de produits et services.
2. Définissez pour chaque famille et pour chaque critère de compétitivité :
– Votre performance actuelle
– La performance moyenne du marché
– La performance de votre principal concurrent
3. Sélectionnez UN SEUL critère de compétitivité pour chaque famille. Ce critère devra permettre de vous distinguer de la concurrence afin d’accroître vos ventes.
4. Définissez votre performance visée pour cet unique critère de compétitivité.
5. Définissez les améliorations aux 6 leviers opérationnels pour atteindre votre performance visée.

Comment créer une pme performante en 7 étapes

Le mythe entrepreneurial a été expliqué pour la première fois par Michael E. Gerber en 1988 dans son livre The E-Myth. Dans The E-Myth, Gerber explique pourquoi la plupart des PME ne fonctionnent pas et ce qu’il faut faire pour prospérer. Nous avons découvert cet excellent livre en 1995 et depuis nous le relisons régulièrement, car nous sommes toujours étonné de sa justesse lorsque nous conseillons des propriétaires de PME.

Le problème avec les PME n’est pas que leurs propriétaires ne travaillent pas assez. Nous pensons d’ailleurs que les propriétaires de PME travaillent beaucoup trop pour les profits qu’ils en retirent. Le problème c’est qu’ils travaillent généralement sur les mauvaises choses. Lisez notre billet Conseils pour les PME: gérer autrement pour travailler moins pour savoir pourquoi.

En tant qu’entrepreneur, votre travail est de bâtir une PME performante. Votre entreprise ne devrait pas être votre emploi. Vous devez travailler SUR plutôt que DANS votre entreprise.

Nous vous présentons donc 7 étapes pour vous permettre de travailler SUR votre entreprise afin respecter votre planification stratégique pour atteindre le succès.

Les 7 étapes pour bâtir une pme performante

Étape 1 : Identifiez votre but personnel
  • Quel niveau de vie voulez-vous atteindre et maintenir?
  • Que voulez-vous que les gens pensent de vous?
  • Que voulez-vous faire dans 5 ans? 10 ans? 20 ans?
  • Quel montant avez-vous besoin pour faire ces choses?
  • Quand aurez-vous besoin de ce montant?
Étape 2 : Définissez la vision de votre entreprise
Votre entreprise devrait être un moyen d’atteindre vos buts personnels.

Définissez une vision SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) lors de votre planification stratégique qui vous permettra d’atteindre vos buts personnels et d’assurer la pérennité de votre entreprise.

Étape 3 : Élaborez votre structure organisationnelle
La majorité des entreprises s’organise autour des personnalités plutôt qu’autour des processus.

Le résultat est un organigramme chaotique où la performance de votre entreprise repose sur la chance, la volonté, la personnalité et la bonne foi de vos employés.

Lorsque tout le monde est un peu responsable de tout, personne n’est responsable de rien!

Élaborez un organigramme avec les 6 fonctions essentielles suivantes :

  1. PRÉSIDENCE – Penser et déployer votre modèle de création de valeur
  2. MARKETING – Définir votre client idéal et choisir les moyens pour l’atteindre
  3. FINANCE – Établir votre stratégie financière
  4. MANAGEMENT – Optimiser votre performance
  5. SERVICE À LA CLIENTÈLE – Satisfaire et ravir vos clients
  6. VENTES – Convertir vos prospects en clients
Étape 4 : Établissez votre stratégie de gestion
Si votre performance dépend de celle de vos employés, elle est sans doute imprévisible. Vous ne pouvez pas contrôler ce que vous ne mesurez pas. Et vous ne pouvez pas mesurer ce que vous n’avez pas défini.

Vous devez définir vos processus. Les processus opèrent votre entreprise et vos employés opèrent vos processus. Un mauvais processus créera une performance variable et imprévisible. Vous devez donc développer, tester et standardiser vos processus avant de les transférer à vos employés.

Étape 5 : Gérez efficacement vos ressources humaines
Pour que vos employés acceptent et désirent respecter vos processus, ils doivent comprendre le pourquoi.  Il est important de leur communiquer clairement votre vision et vos objectifs stratégiques élaborés lors de votre planification stratégique.

Créez un flux de valeur RH afin de :

  • Attirer les bonnes personnes
  • Développe vos employés
  • Engager et inspirer vos employés
Étape 6 : Améliorez votre stratégie de marketing
Étape 7 : Déployez un système opérationnel

Facilitez votre planification stratégique avec le hoshin kanri

Peu d’entreprises réussissent à se transformer ou à s’améliorer en continu. Changer n’est pas une finalité, mais est essentiel pour la survie de votre entreprise.

Popularisé à la fin des années 50 par le Professeur Yoji Akao, le Hoshin Kanri est une méthode de planification stratégique pour définir et atteindre vos objectifs stratégiques.

Hoshin signifie parcours, plan et objectif.
Kanri signifie management, administration et contrôle.
La rigueur, les communications et la coopération sont nécessaires à la réussite du Hoshin Kanri.

Le hoshin kanri en 3 étapes

Étape 1 : Vision et objectifs stratégiques

Réunissez vos principales parties prenantes dans un atelier de planification stratégique pour :

  1. Analyser votre entreprise avec un regard neuf à l’aide du modèle de création de valeur.
  2. Analyser vos opérations à l’aide d’une cartographie du flux de valeur.
  3. Définir des objectifs stratégiques visant à améliorer votre modèle de création de valeur et votre flux de valeur. Définissez seulement 2 (très petite entreprise) à 7 (multinationale) objectifs stratégiques, car vous n’avez pas le temps et les ressources pour courir plusieurs lièvres à la fois.
  4. Déterminez des indicateurs de performance pour suivre l’atteinte de chaque objectif stratégique.
  5. Utilisez la phrase suivante « Ne serait-il pas merveilleux si nous pouvions… » pour communiquer chacun de vos objectifs stratégiques et promouvoir les changements requis à l’aide d’une PVU (Proposition de valeur unique).
  6. Définir une personne responsable de chaque objectif stratégique.
  7. Définir une équipe multidisciplinaire qui soutiendra chaque responsable d’un objectif stratégique.
  8. Définir un processus de suivi pour permettre aux responsables de présenter régulièrement leur progrès à la direction. Cette étape de consolidation assure que les progrès réalisés respectent votre planification stratégique.
  9. Documenter les résultats de votre planification stratégique à l’aide du tableau suivant :Hoshin Kanri, tableau, JPD Conseil, planification stratégique

Étape 2 : Objectifs et activités tactiques

Chaque personne responsable d’un objectif stratégique doit collaborer avec chacun de vos gestionnaires de département ou de fonction pour :

  • Traduire l’objectif stratégique pour le département ou la fonction en définissant un objectif tactique. Cet objectif tactique doit être SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel).
  • Lister un maximum de 3 activités pour atteindre l’objectif tactique du département ou de la fonction.
  • Désélectionner tous les projets et les activités du département ou de la fonction non essentiels à l’atteinte de l’objectif stratégique.
  • Définir les personnes et les équipes multidisciplinaires qui seront responsables de réaliser les activités tactiques en pratiquant le kata d’amélioration.

Étape 3 : Suivi et apprentissage

  • Les responsables des objectifs stratégiques doivent rencontrer bimensuellement les responsables des objectifs tactiques afin de consolider les progrès et d’éliminer les obstacles.
  • Votre comité de direction doit rencontrer chaque semestre tous les responsables des objectifs stratégiques afin de suivre les progrès de la planification stratégique, documenter et partager les leçons apprises.

Comment échouer à coup sûr votre planification stratégique?

Échouer votre planification stratégique, ça vous dit?

Nous vous dévoilons la recette pour y parvenir en 10 étapes faciles.

1. Demandez à chacun de vos départements de vous faire une liste de leurs principaux problèmes.
2. Réunissez-vous et passez 8 heures à discuter de votre mission et de vos valeurs.
3. Faites une vision incluant des moyens et surtout aucun élément quantifiable.
4. Faites un brainstorming pour définir les projets afin de résoudre tous les problèmes soulevés par vos équipes.
5. Classifiez vos 158 projets selon l’ordre d’importance.

6. Mettez votre planification stratégique dans un fichier Excel.
7. Évitez de faire un suivi et de requestionner les projets au cours de l’année.
8. Planifiez une nouvelle planification stratégique trois ans plus tard.
9. Faites le constat que moins de 10% des projets ont été entamés et aucun complété.
10. Recommencez à l’étape 1.

Quelques conseils pour réussir votre planification stratégique

  • Si vous êtes plus du genre à préférer le succès, voici quelques conseils pour réussir votre planification stratégique :
  • Faites le point sur votre mission et vos valeurs. En tant qu’entrepreneur, vos valeurs doivent se refléter dans votre entreprise. En théorie, l’exercice ne devrait pas être trop difficile… Déterminez une vision long terme quantifiable.
  • Si vous êtes une PME, identifiez de deux à quatre objectifs stratégiques quantifiables à atteindre d’ici un an en lien avec votre vision.
  • Définissez un à trois projets pour atteindre chaque objectif stratégique.
  • Pratiquez le kata d’amélioration pour mettre en oeuvre chacun de vos projets.
  • Faites votre prochaine planification stratégique un an plus tard.
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