Restructurations, fusions, acquisitions, mutations numériques ou organisationnelles font maintenant partie du quotidien des PME. Les chiffres sont parlants : entre 60 et 70% des changements mis en place dans nos entreprises se soldent par un échec.

 

Pour vous aider démystifier la gestion du changement, nous allons vous raconter l’histoire de François, qui malheureusement ressemble à celle de nombreuses PME en situation de changement.

 

Pour François, président de Fabrication MTL, l’impact environnemental de son entreprise a toujours été au coeur de ses réflexions et de ses décisions. Dans l’idée d’améliorer son empreinte écologique, il a décidé de mettre sur pied une politique zéro papier au sein de sa PME. Il a donc mis à la disposition de ses employés des outils technologiques afin de mettre de côté leurs papiers et leurs crayons. Toutefois, près de six mois plus tard, François est loin d’être satisfait. La majorité des employés touchés par ce changement ont encore plusieurs papiers et dossiers sur leur bureau et l’utilisation de l’imprimante n’a guère diminué…

 

L’humain au centre de la gestion des changements

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’échec des changements. Toutefois, il est démontré que seulement 20% de la réussite de vos transformations repose sur des facteurs techniques et que 80% de leur réussite repose sur des facteurs humains. Ainsi, quand nous parlons de gestion du changement, un mot doit être au cœur de vos actions: L’HUMAIN.

 

En effet, les changements peuvent amener des questionnements, des inquiétudes et du stress chez les employés affectés directement ou indirectement. Pour un gestionnaire, il est primordial d’en prendre conscience, car l’implantation et le succès des changements dépendent en grande partie de la réaction et du niveau d’adhésion des parties prenantes.

 

D’ailleurs, Autissier D., Wacheux F (2006) ont créé un modèle très intéressant qui représente les différentes tangentes que peuvent prendre les individus face à un changement.

 

Autissier D., Wacheux F (2006)

 

 

Comme vous pouvez voir sur l’illustration, suite à l’annonce d’un changement, l’employé peut être favorable et tendre vers l’engagement, mais il peut aussi être défavorable et tendre vers le désengagement. L’objectif est de faire en sorte que l’ensemble de votre équipe emprunte le trajet positif (soit celui vers le haut). Vos changements génèrent des réactions animales? C’est normal! Vous devez, en tant que chef d’entreprise, vous assurer que tous soient sur la bonne voie.

Mais que pouvons-nous réellement faire pour atteindre l’engagement?

 

Quatre catégories d’actions doivent être posées en contexte de changement. Pour mieux les comprendre, voyons comment François auraient pu mettre en oeuvre ces actions pour mieux gérer le changement du zéro papier.

 

Analyser

À cette étape, vous avez probablement votre plan de match. Il reste donc à identifier les équipes et/ou les individus qui seront touchés par le changement que vous désirez mettre en place et analyser comment ils seront impactés. Si vous jugez que l’impact sur vos employés est trop grand, n’hésitez pas à diviser l’implantation de votre changement en plusieurs petites étapes. Ainsi, le stress vécu par vos employés sera moindre et sera plus facile à adresser.

 

Avant même d’annoncer le changement, François aurait pu regarder les habitudes de travail de ses employés afin d’évaluer si le changement vers le zéro papier était un petit, un moyen ou un gros changement.

 

Communiquer

Nous le répéterons jamais assez : la clé du succès réside dans la communication. Commencez dans un premier temps par communiquer la raison d’être du changement. Pourquoi le changement sera bénéfique pour l’entreprise dans son ensemble, mais aussi pourquoi il serait bénéfique pour chaque partie prenante. Une fois que ceci est communiqué, présentez votre plan d’action afin que vos équipes puissent être en mesure de s’y préparer. Réduire le flou permet de ne pas laisser place aux interprétations et aux rumeurs qui viendraient attiser le stress et l’insécurité.

 

François a mis sur pied cette nouvelle politique a cause de sa conviction environnementale. Toutefois, il ne peut pas s’attendre à ce que tous ses employés aient naturellement cette même conviction. Ainsi, François aurait pu prendre le temps de bien expliquer la raison d’être du changement. Aussi, le zéro papier amène un gain important pour les employés, soit éliminer les nombreuses pertes de temps relier à trouver les bons documents. Ce changement facilitera la vie de tous à long terme en ayant accès aux documents sur le serveur.

 

Écouter

Il est important de prendre le temps d’écouter ce que les gens ont à dire afin de comprendre ce qu’ils vivent et ce qu’ils ressentent vis-à-vis le changement. N’hésitez pas à être proactif et à poser des questions.

 

Bien que le changement ait été implanté il y a quelques mois, François peut tout de même mettre en place cette action dès maintenant. Il devrait prendre le temps d’écouter les raisons pour lesquelles certains de ses employés ont gardé leurs façons de faire. En leur posant des questions, François sera en mesure de comprendre leurs préoccupations et améliorer son plan d’action.

 

Rassurer

Une fois que vous connaissez les préoccupations de vos employés, vous êtes en mesure de les rassurer sur les bonnes choses.Il est important de garder en tête qu’ici, l’objectif n’est pas de minimiser l’impact du changement, mais plutôt d’offrir un support à vos employés et de réitérer les raisons d’être du changement.

 

Ici, François doit tenter de fermer la boucle. En se basant sur l’information recueillie sur les préoccupations, il doit rassurer sur le fait qu’il est conscient de l’impact du changement sur le travail quotidien de ses employés. À travers ces échanges, il pourra aussi améliorer les outils développés en fonction des commentaires reçus et ainsi mobilisés les équipes dans la transformation de leurs pratiques. Enfin, il doit réaffirmer la raison d’être du changement et les assurer que ce changement est pour leur bien, pour le bien de l’entreprise et pour le bien de la planète.

 

Vos employés doivent devenir vos alliés, en allant chercher leur avis, fortes sont les chances qu’ils se sentent mobilisés et qu’ils soient plus enclins à faire les efforts pour adopter le changement.

 

Bref, mettre l’humain au cœur de votre démarche, c’est la clé lorsqu’il est question de gestion du changement dans votre PME!

Pour savoir comment nous pouvons vous aider à mieux gérer les changements dans votre PME, contactez-nous!

 

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