Améliorez la productivité dans vos bureaux avec les 5S

Mettez en oeuvre les 5S pour réduire les nombreux gaspillages et les pertes de temps dans vos bureaux :

  • Surproduction de documents
  • Délais administratifs
  • Dossiers accumulés
  • Vérifications inutiles
  • Erreurs dans les documents.

Les 5S sont une méthode d’organisation et d’amélioration continue popularisée par Toyota pour améliorer vos lieux de travail.

Plusieurs traductions existent pour les 5S. Celle que nous préférons et que nous utilisons depuis plus de 20 ans nous a été proposée par l’un de nos conseillers en 1993.

Les 5S, c’est SONGÉ

  1. Seiri : Sélectionnez
  2. Seiton : Organisez
  3. Seison : Nettoyez
  4. Seiketsu : Gardez
  5. Shitsuke : Éduquez.

Les 5S permettent d’avoir

  • Un accès rapide et facile à une information juste.
  • Un environnement de travail sain, propre et ordonné.
  • Un climat de travail agréable.

3 conditions pour assurer le succès des 5S

  1. Vos employés doivent s’approprier la démarche et considérer les 5S comme une opportunité d’éliminer les irritants à leur travail.
  2. Vous devez fournir les ressources nécessaires et bien communiquer vos attentes.
  3. Les résultats doivent être communiqués.

ATTENTION : Les 5S sont comme le ménage, c’est toujours à recommencer. Les 5S ne sont pas un projet ponctuel, mais un projet d’amélioration continue.

1er S : Sélectionnez

Objectif : faire la différence entre l’indispensable et l’inutile.

Votre environnement physique

  1. Identifiez les endroits où vous voulez déployer les 5S.
  2. Décidez qui fera quoi, quand, où et comment.
  3. Classifiez les objets de la façon suivante :
Fréquence d’utilisation de l’objet Méthode de stockage Étiquette sur la boîte
Non utilisé depuis un an Jetez-le. Moins d’une fois / année
Utilisé une seule fois au cours de 6 à 12 derniers mois. Stockez à l’écart, dans un endroit central. 1 fois / année
Utilisés une fois ou plus  dans les 2-6 mois Stockez à proximité du poste de travail 1 fois / 6 mois+ 1 fois / mois
Utilisé plus d’une fois par semaine Stockez au poste de travail Indispensable

Votre environnement virtuel

  1. Classez vos documents par date et détruisez tous ceux qui ont passé la date de coupure, c’est-à-dire la date après laquelle les fichiers ne sont plus utiles.
  2. Triez les fichiers par nom et supprimez tous les doublons.
  3. Validez la plus récente version et conservez au maximum les deux précédentes.
  4. Triez par taille afin d’éliminer les fichiers volumineux inutiles.
  5. Faites le tri afin de séparer l’indispensable de l’inutile.
  6. Détruisez les fichiers inutiles et classez dans un répertoire « À vérifier » les fichiers incertains.

 

2e S : Organisez

Objectif : positionner les objets et les informations sélectionnés en fonction de leur utilisation.

Recommandations

  • Standardisez les postes de travail.
  • Favorisez la participation active de vos employés.
  • Utilisez des Kanbans pour vos consommables.

Votre environnement physique

  1. Indiquez les objets partagés.
  2. Décidez l’emplacement physique de tous les objets.
  3. Déplacez les objets aux emplacements respectifs.
  4. Identifiez les emplacements des objets avec des étiquettes.

Votre environnement virtuel

  1. Imprimez la liste des fichiers informatiques et identifiez la fréquence d’utilisation de chaque fichier :
    • C: En continu
    • H: Chaque heure
    • Q: Quotidienne
    • S: Hebdomadaire
    • M: Mensuelle
    • A: Annuelle
  2. Définissez les fichiers à accès restreint.
  3. Déterminez l’ordre hiérarchique des fichiers en fonction des sujets et de la fréquence d’utilisation.
  4. Respectez les règles suivantes :
    • Maximum 4 niveaux hiérarchiques.
    • Titres des onglets précis et compréhensibles de tous
    • Maximum de 10 onglets par niveau (2 premiers niveaux).
  5. Triez les fichiers.

 

3e S : Nettoyez

Votre environnement physique

  • Déterminez la procédure de nettoyage et la fréquence.
  • Délimitez les endroits communs et attribuez des responsabilités à chacun.

Votre environnement virtuel

  • Nettoyez votre boite courriel au fur et à mesure et créez des dossiers si nécessaires.
  • Nettoyez le bureau sur votre ordinateur.

 

4e S : Gardez

Objectif : s’assurer que le travail fait pour les 3 premiers S perdure dans le temps.

Votre environnement physique

  1. Faites des fiches pour définir les standards avec une image et un résumé.
  2. Affichez les fiches standardisées aux endroits appropriés.
  3. Faites régulièrement des Gemba Walk pour vous assurer que les standards sont respectés.

Votre environnement virtuel

Établissez et documentez des règles pour la gestion et l’archivage de vos documents avec la méthode QQOQCCP : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi.

 

5e S : Éduquez

Objectifs :

  • Favorisez l’amélioration continue de vos lieux de travail.
  • Intégrez les nouvelles ressources humaines et matérielles.

Établissez un processus clair afin de former vos employés :

  1. Établissez des objectifs d’amélioration continue et un calendrier associé.
  2. Formez une équipe 5S. Leurs principales responsabilités consistent à :
    • Effectuer les Gemba Walk et les vérifications.
    • Établir un plan de communication des résultats (tableau de bord, bulletin 5S, etc.).
    • Mesurer les écarts entre les objectifs et la réalité.
    • Saisir les opportunités d’amélioration et les communiquer.
  3. Faites parrainer les nouveaux employés par un collègue afin de découvrir et de respecter son nouvel environnement 5S.
  4. Demandez à votre équipe 5S de déterminer les règles 5S lors de l’introduction dans vos bureaux d’une nouvelle ressource matérielle.

 

5S - bureaux - LEAN

 

 

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